Libro registro de entradas y salidas: qué anotar y cuándo

Lo llevas si produces, embotellas, transformas o comercias vino u otros productos vitivinícolas. Puede ir en hojas numeradas, en un registro electrónico, en una contabilidad aprobada o como una colección de los documentos de acompañamiento.

• No lo llevas si eres minorista o solo vendes para tomar en el sitio.
• Tampoco si solo tienes envases de 10 l o menos con cierre irrecuperable, hasta 100 l en total.
• Tu Comunidad Autónoma puede pedir libros oficiales, una aplicación concreta o una autorización. Elige la tuya en «Tu bodega» para verlo.

• En tu Comunidad: llevas el registro en cada instalación, donde están los productos, en papel (hojas numeradas, firmadas, selladas y fechadas) o en informático. Para cada anotación tienes que poder enseñar su documento de acompañamiento o comercial. Las hojas que visa un inspector se guardan con copia del acta (Orden AGR/1616/2022, art. 11).
• En tu Comunidad: solo puedes llevar los libros en la sede central si los almacenes están en la misma provincia o en una o dos limítrofes de Castilla y León, o confiarlos a una empresa de gestión, sin sanción firme por registros en dos años y, en vinos con DOP, con la no oposición del Consejo. Lo comunicas antes por la sede de la Junta, con el lugar exacto donde se guardan y el contacto (Orden AGR/1616/2022, art. 13).

Norma: Reglamento (UE) 2018/273, art. 28 · Reglamento (UE) 2018/274, art. 13 · Reglamento (UE) 1308/2013, art. 147.2.

Cada entrada y cada salida lleva su lote, su fecha, su cantidad, el producto y la referencia del documento que la acompaña. Las entradas tienen un plazo más corto que las salidas.

• La norma de la UE deja que el Estado autorice hasta 30 días para anotar, si el registro es informatizado.
• Tu Comunidad Autónoma puede poner plazos propios para algunas anotaciones, como la uva que entra. Están en «¿Quién lo lleva, dónde y en qué formato?».

Norma: Reglamento (UE) 2018/274, art. 14, 15 y 20.1 · Real Decreto 323/1994, art. 9.

Cada práctica, tratamiento o transformación va al registro, con lo que usas y lo que obtienes. El plazo es el día hábil siguiente; si aumentas el grado alcohólico, el mismo día.

• Anotas también el marcado de los recipientes, antes y después.

Norma: Reglamento (UE) 2018/273, art. 29 · Reglamento (UE) 2018/274, art. 16 y 20.2.

Llevas una cuenta por cada tipo de producto, y cada recipiente lleva marcado lo que contiene. Así lo que hay en la bodega se puede cotejar con el registro.

• Cuentas separadas: cada vino con DOP y lo destinado a él; cada IGP; los varietales sin DOP ni IGP, con su año; y los productos no conformes.
• Otras cuentas: sacarosa, mostos concentrados, acidificantes, desacidificantes, aguardiente y subproductos a eliminar.
• Indicaciones de la etiqueta: si la etiqueta va a llevar indicaciones facultativas, como la añada o la variedad, el registro las recoge.
• Recipientes: el registro anota cada recipiente y su volumen nominal.
• Marcado: cada recipiente lleva, de forma indeleble, su identificación y su volumen nominal, la denominación del producto y, si tiene DOP o IGP, el nombre geográfico.
• Los recipientes de 600 l o menos con el mismo producto y el mismo lote pueden marcarse por lote, si el lote está identificado y separado.

Norma: Reglamento (UE) 2018/274, art. 14 y 15 · Real Decreto 1363/2011, art. 11.

Una vez al año cierras las cuentas con un balance y un inventario de existencias. En España, el cierre es el 31 de agosto.

• Las existencias del inventario pasan al registro nuevo como primera entrada, el 1 de septiembre.
• Las diferencias entre las existencias teóricas y las reales se anotan en los libros cerrados.
• Varias Comunidades Autónomas ponen además su propia fecha. Elige la tuya en «Tu bodega» para verla.

• En tu Comunidad: el cierre recoge las entradas y salidas de cada categoría de vino, los productos empleados y lo envasado, etiquetado y despachado (Orden AGR/1616/2022, art. 12).

Norma: Reglamento (UE) 2018/274, art. 21 · Real Decreto 323/1994, art. 10.

Las pérdidas de almacenamiento y manipulación se anotan, y las que pasan del máximo se notifican con su justificación. El porcentaje y el plazo del aviso cambian según la Comunidad Autónoma.

• Notificas las pérdidas que pasan del máximo que fija el Estado o de las tolerancias de transporte.
• A falta de una norma específica, las pérdidas naturales de almacenamiento y manipulación son el 2 % de las entradas de la campaña.
• El volumen de cada merma se compara con la diferencia entre existencias teóricas y reales del balance anual.
• No son las pérdidas de SILICIE: allí se miden por fase y por trimestre, con sus propios porcentajes; aquí, sobre las entradas de la campaña.

• En tu Comunidad: si las pérdidas pasan del límite (a falta de norma específica, el 2 % de las entradas de la campaña) o de las tolerancias de transporte, las comunicas a la Junta por su sede en 10 días desde que las conoces, con su justificación: evaporación, envejecimiento, saldos o aforos. Las lías de decantación, clarificación y filtrado no son merma: se anotan como sustancias residuales (Orden AGR/1616/2022, art. 12 y 14).

Norma: Reglamento (UE) 2018/274, art. 19 · Real Decreto 323/1994, art. 8.

Cinco años como mínimo, pero el plazo no empieza a contar igual para el libro que para los documentos de acompañamiento.

Norma: Reglamento (UE) 2018/274, art. 35.

El libro comparte datos con los documentos de circulación y con SILICIE. Con unos tiene que coincidir un dato concreto; con otros solo se compara.

• La referencia de cada entrada y salida con e-DA tiene que ser igual al ARC de ese e-DA.
• La referencia de cada entrada y salida con documento de acompañamiento tiene que ser igual al número de ese documento; en Castilla y León, su código MVV.
• Cada entrada y salida del libro se compara con su asiento en SILICIE, y las existencias del libro, con el saldo de SILICIE. Ninguno sustituye al otro: cada uno lleva su documento, por normas distintas. El libro va por instalación y por categoría, con las prácticas; SILICIE, por establecimiento y por producto fiscal.
• El número de recipientes llenos de cada embotellado se compara con las botellas aptas del parte de embotellado, si lo usas. El parte puede contar solo las aptas; el registro anota todas las llenadas.

Norma: Reglamento (UE) 2018/274, art. 15.1.e y 16.1 · Reglamento (UE) 2018/273, anexo V · Orden HAC/998/2019, art. 3.3.